HOB/CON/2020/02 - Office Manager studenten- en personeelszaken, Leuven (100%)
Betrekking
Functie:
Administratief personeel
Departement:
Eenheid Oost-Brabant
Aanstelling:
Contractueel
Vereist niveau:
Professionele bachelor
Volume:
100%
Duur:
van 01/09/2019 t.e.m. 31/12/2020, met mogelijkheid tot verlenging mits positieve evaluatie
Details

Taakomschrijving

Ben je een administratieve duizendpoot met een hart voor onderwijs? Sta je graag in nauw contact met studenten, docenten en andere medewerkers? Ben je flexibel en kan je op een klantgerichte manier een administratieve dienstverlening uitbouwen? Kan je vlot om met digitale systemen? Werk je nauwkeurig en discreet, en neem je zowel individueel je verantwoordelijkheid als in teamverband? Zie je het zitten om enkele dagen per week ook ’s avonds te werken? Aarzel dan niet op deze vacature in te gaan! We zoeken een office manager met standplaats Leuven (CVO Volt). Het takenpakket omvat zowel onthaal, studentenadministratie, administratieve taken voor de opleidingen en de eenheid, en ondersteuning op het vlak van financiën en personeelsadministratie.

Wat verwachten wij…
·       Je bent samen met twee collega’s verantwoordelijk voor de goede administratieve ondersteuning van studenten, docenten, opleidingen en de eenheid Hoger Onderwijs Oost-Brabant (HOB) voor onze graduaatsopleidingen, op campus VOLT - Leuven.
·       Je staat samen met je collega’s met de glimlach paraat aan het onthaal om vragen van (toekomstige) studenten correct, tijdig en servicegericht te beantwoorden. Je bezorgt hen de juiste informatie of contactpersonen.
·       Je beheert de lokale studentenadministratie: inschrijvingen uitvoeren en opvolgen, het examensecretariaat behartigen, …
·       Je bent het eerste aanspreekpunt voor docenten of je diensthoofd met vragen rond personeelszaken en financiën. Je staat in nauw contact met de diensten Financiën en Personeel van EhB in Brussel die de ‘back office’ op zich nemen.
·       Je neemt administratieve taken op jou om de eenheid HOB, het diensthoofd HOB en de opleidingen te ondersteunen, bv. verslaggeving van overlegmomenten, kopieerwerk, archiveren van documenten, …
·       Je kan je snel inwerken in nieuwe digitale tools.
·       Je bent medeverantwoordelijk voor een correcte invoer en nauwkeurige opvolging van gegevens in de studentendatabank.
·       Je werkt flexibel samen in team om diverse bijkomende opdrachten volgens de noden tot een goed einde te brengen. Je bent bereid tot een flexibele uurregeling met avondpermanentie zodat het secretariaat ook voor de avondstudenten open is.

Binnen onze organisatie bieden we je graag een boeiende en afwisselende functie waarin je vertrouwen, autonomie en flexibiliteit krijgt om je job zinvol uit te bouwen en jezelf persoonlijk te ontwikkelen. We geloven sterk in vrijheid en openheid en zetten in op duurzaamheid en verantwoordelijkheid. Deze waarden zijn verankerd in onze missie en visie en worden weerspiegeld binnen de hele hogeschool. We verwachten van toekomstige collega’s dat ze onze missie, visie en waarden onderschrijven.

De pluralistische Erasmushogeschool Brussel (EhB) is met haar 41 graduaats-, bachelor- en masteropleidingen en met haar 6.500 studenten niet de grootste instelling van Vlaanderen, maar wel een van de kwalitatief beste hogescholen. Waarom? Omdat we van kwaliteit een punt maken: met goed en aantrekkelijk onderwijs, een intensieve studie- en studentenbegeleiding en een correcte en aangepaste onderwijs- en onderzoeksinfrastructuur

Profiel

  • ICT-tools - Je werkt graag met databanken en allerlei digitale tools. Kennis van het softwarepakket BAMAFLEX en/of SharePoint is een pluspunt. Ervaring in een gelijkaardige functie en kennis van het hoger onderwijs zijn troeven. Je bent analytisch en werkt nauwkeurig.
  • Klantgericht -  Je staat op een vlotte en klantgerichte manier klaar voor studenten, docenten en andere medewerkers. Je bent communicatief sterk zowel mondeling als schriftelijk.
  • Zelfstandig - Je kan je eigen taken proactief organiseren en komt afspraken binnen de gestelde deadlines na. Je bent stressbestendig en kan goed om met piekbelasting. Je werkt ook collegiaal samen in teamverband en bent flexibel op het vlak van taakverdeling met je directe collega’s.
  • Flexibel – Je standplaats is Leuven, maar je werkt ook flexibel samen met je collega in Diest en bent bereid daar deze collega te vervangen of versterking te bieden wanneer nodig. Je bent bereid om je uurrooster flexibel aan te passen volgens de noden.
  • Oplossingsgericht - Stelt zich een probleem? Dan deins je niet terug maar zoek je uit hoe het op korte en lange termijn kan opgelost. Je ziet mogelijkheden om knelpunten om te zetten in verbeter- en vernieuwingsacties
  • Discreet - Je gaat integer om met vertrouwelijke gegevens.
  • Leergierig - Je leert snel bij en kan je vlot inwerken in een nieuwe omgeving en nieuwe applicaties

Toelatingsvoorwaarden

Je behaalde een diploma van Bachelor.
Je voldoet aan de voorwaarden van artikel V 106 en V 107 van de Codex Hoger Onderwijs

Salarisschaal

  • Aantrekkelijk loon – je wordt betaald binnen het barema 581 (B11), volgens je kwalificaties en ervaring. Meer uitleg over de salarisschalen kan je vinden via volgende link.
  • Loon naar ervaring - naast eventuele geldelijke anciënniteit uit de openbare sector, kunnen diensten uit de privésector verrekend worden via de nuttige beroepservaring. Eventuele toekenning gebeurt aan de hand van tewerkstellingsattesten en na onderzoek van je dossier.
  • Vakantie – je kan genieten van een gunstige verlofregeling;
  • Flexibiliteit – in samenspraak met je collega’s (verzekeren van permanentie) kan je uurrooster flexibel aangepast worden;
  • Woon-werkverkeereen volledige terugbetaling van het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding

Opmerkingen

Concreet
Functie: Contractueel bediende
Departement: Eenheid HOB (Hoger Onderwijs Oost-Brabant)
Aard tewerkstelling: Contractueel B11
Vereist niveau: Bachelor
Volume: 100%
Duur: van 01/09/2019 t.e.m. 31/12/2020, met mogelijkheid tot verlenging mits positieve evaluatie
Afsluitdatum: 15/08/2019

Overtuigd?
Is deze vacature je op het lijf geschreven, surf dan snel naar onze vacaturesite https://ses.ehb.be.

Registreer je en voeg je cv, diploma, motivatiebrief en eventueel portfolio toe aan je profiel. Eenmaal je geregistreerd bent, dien je ook nog te solliciteren voor deze vacature. Sollicitaties die ons niet op tijd bereiken via onze site, kunnen we helaas niet aanvaarden. Let er dus op dat je alle stappen goed doorloopt. Na een geslaagde sollicitatie krijg je een bevestigingsmail.

Op 15/08/2019 wordt de vacature afgesloten. In de dagen daarop screenen we alle kandidaturen op basis van het dossier in SES. We willen als hogeschool een weerspiegeling zijn van de maatschappij; daarom houden we bij de selectie van kandidaten enkel rekening met je diploma, vaardigheden en kwaliteiten. Je leeftijd, afkomst, geslacht, geloof … doen er niet toe.

Als deze voldoende matchen met de vacature, word je uitgenodigd voor een gesprek met de selectiecommissie. Voor deze vacature staat dit gepland op dinsdag 20/08/2019. Hou hier alvast rekening mee in je agenda

Contactinformatie

Informatie betreffende vacature
Heb je vragen over de inhoud van de functie dan kan je contact opnemen met Anneleen Verckens – anneleen.verckens@ehb.be – 02/559.15.90.
Heb je administratieve vragen dan kan je terecht bij de personeelsdienst via ses@ehb.be.
Informatie betreffende selectieprocedure
Jurgen Stesmans
E-mail: Jurgen.Stesmans@ehb.be

Te noteren


Datum kandidaatstelling: 15/08/2019

Datum interview: 20/08/2019

Indiensttreding: 01/09/2019