Als diensthoofd ben je verantwoordelijk voor de organisatie, uitvoering en optimalisatie van de personeelsadministratie van de hele hogeschool. Samen met je team zorg je voor een moderne en correcte loon- en personeelsadministratie. Door je expertise in payroll en sociaaljuridische regelgeving garandeer je een kwaliteitsvolle dienstverlening aan Schools en directies.

Je neemt de optimalisatie van hogeschoolbrede HR-processen in handen. Digitalisering en administratieve vereenvoudiging zijn daarbij sleutelwoorden. In 2025-2026 evolueren we naar een nieuwe organisatiestructuur, binnen deze nieuwe structuur krijg je de kans om processen te stroomlijnen en één geïntegreerde werking uit te bouwen.

Je speelt een coördinerende rol in de opmaak en opvolging van de personeelsformaties van de Schools en de EhB-brede dienstverlening. Je zorgt voor een correcte aanlevering van data en KPI’s naar interne stakeholders en de overheid. Samen met de directeur Mens en Organisatie vertegenwoordig je de dienst in interne en externe overlegorganen. Je bouwt een duurzame en constructieve samenwerking uit met relevante partners zoals het sociaal secretariaat, departement Onderwijs, de juridische dienst en andere dienstverleners. Voor Schools en directies ben je een betrouwbare gesprekspartner, die noden detecteert en vertaalt naar concrete oplossingen.

Daarnaast werk je het personeelsbeleid uit en implementeer je dit in de hogeschool. Je blijft op de hoogte van wijzigingen in de regelgeving en past deze onmiddellijk toe in je beleid en processen.

Je stuurt een team van een tiental medewerkers aan volgens onze hogeschoolbrede visie op leiderschap. Daarbij creëer je een inclusieve en veilige werkomgeving met een open feedbackcultuur. Je zet in op overleg, samenwerking, ownership, kennisdeling, ontwikkeling en professionalisering. Het team is divers en in volle verandering. Je zet in op de ervaring van senior collega’s en zorgt voor intensieve begeleiding van junior collega’s. Voor de nieuwe werking smelten we verschillende teams samen. Jij zorgt ervoor dat dit een hecht team wordt. Via het jaaractieplan zet je mee de richting uit, je bepaalt concrete acties, volgt de doelstellingen op en stuurt bij waar nodig.

Je maakt deel uit van de Directie Mens & Organisatie, waar je de rechterhand bent van de directeur op vlak van personeelsbeleid en -administratie. Je rapporteert rechtstreeks aan de Directeur Mens & Organisatie en werkt nauw samen met de HR-partners, de re-integratiecoach en de HR Business Analist. Je werkplaats wordt onze Campus Kaai maar je verplaatst je vlot naar onze andere campussen.

Erasmushogeschool Brussel biedt kwaliteitsvol onderwijs aan ruim 7000 studenten in een 45-tal graduaats-, bachelor- en masteropleidingen. Geheel volgens onze humanistische missie streven we naar individuele ontplooiing voor iedereen, in vrijheid en wederzijds respect. Als pluralistische instelling zetten we sterk in op diversiteit omarmen, jezelf permanent in vraag stellen en nieuwe inzichten verwerven.

We bieden je een boeiende, afwisselende job waar engagement, respect, openheid, empowerment en integriteit centraal staan. Dit zijn geen loze woorden uit onze missie en visie maar kernwaarden die onze collega’s dagelijks toepassen. Jij binnenkort ook?

In onze hybride werking zijn degelijke IT-skills een must. Als Brusselse hogeschool met internationale ambities zien we een zekere meertaligheid, naast uitstekend Nederlands, als een meerwaarde. Je vlot kunnen uitdrukken in het Frans of Engels is dan ook een pluspunt. Onverwachte wendingen scherpen je creatieve oplossingsgerichtheid aan. Je bent gemotiveerd om bij te leren en de hogeschool steunt jou en je team daar ook in.

Specifiek voor deze functie vragen we daarboven het volgende:

·         Expertise – Naast aantoonbare ervaring binnen payroll en personeelsadministratie heb je ook kennis van de Belgische sociale wetgeving. Ervaring binnen de publieke sector of een (hoger) onderwijscontext zien we als een meerwaarde. Je bent gemotiveerd om je in te werken in de complexiteit van de personeelsstatuten. Je blijft continu op de hoogte van nieuwe regelgeving, trends en best practices.

·         Leiderschap – Je motiveert je medewerkers en geeft hen vertrouwen, ondersteuning en richting. Je stimuleert een cultuur van samenwerking, kennisdeling en gezamenlijke verantwoordelijkheid. Binnen een positieve werkomgeving zet je aan tot initiatief nemen, eigenaarschap, professionalisering en resultaatsgerichtheid. Je creëert structuur en verbinding, coacht zowel startende als ervaren collega’s en tilt het overleg en de communicatie binnen het team naar een hoger niveau.

·         Richting geven - Strategisch denken is jouw tweede natuur. Je vertrekt vanuit een grondige analyse van noden en processen en weet de hogeschoolbrede doelstellingen te vertalen naar je eigen domein. Je kan deze operationaliseren in haalbare, concrete actiepunten die je helder uitlegt aan je team. Je volgt de uitvoering nauwgezet op, evalueert de resultaten en stuurt bij waar nodig. Daarbij weet je mensen te motiveren, draagvlak te creëren en koers te houden, ook in een veranderende context.

·         Administratief sterk – Je houdt van een correcte administratie, werkt nauwkeurig en probeert fouten zoveel mogelijk te vermijden. Je bent cijfermatig en analytisch sterk. Je hebt een sterke verantwoordelijkheidszin en bent discreet met personeelsgegevens.

·         Oplossingsgericht – Je werkt steeds oplossingsgericht en pragmatisch, zonder de juridische correctheid uit het oog te verliezen. Je maakt een heldere analyse en verzamelt alle informatie die je nodig hebt om tot een oplossing te komen. Ook op drukke momenten blijf je stressbestendig, stel je prioriteiten en houd je het hoofd koel. Bij vragen van interne “klanten” denk je proactief mee tot je ook op moeilijke vragen een antwoord vindt. Zowel schriftelijk als mondeling communiceer je deze oplossing vlot, helder en doelgericht in correct Nederlands.

·         Daadkrachtig – Het eigenaarschap dat je van je team verwacht, draag je zelf ook uit. Je neemt initiatief en durft na een zorgvuldige afweging onderbouwde beslissingen te nemen en vastberaden tot actie over te gaan. Je zoekt advies waar nodig, houdt rekening met regelgeving en budget, en weet welke zaken je zelfstandig oplost en welke je terugkoppelt aan de directeur. Je neemt consequent verantwoordelijkheid voor je keuzes en toont zo betrouwbaar leiderschap.

·         Digitaal vaardig - Je bent thuis in digitale tools en ziet hoe technologie processen kan vereenvoudigen en optimaliseren. Je ondersteunt de verdere digitalisering van de personeelsadministratie en weet efficiënt gebruik te maken van beschikbare middelen om de dienstverlening te verbeteren.

Je behaalde een masterdiploma, bij voorkeur in een gerelateerde richting (bv. Toegepaste Economische wetenschappen, Bedrijfspsychologie, Sociale Wetenschappen, Rechten).

Heb je een buitenlands diploma, met uitzondering van Nederland, Luxemburg of de Baltische staten, voeg dan ook een gelijkwaardigheidsattest van NARIC toe.

Je voldoet aan de voorwaarden van artikel V 106 en V 107 van de Codex Hoger Onderwijs.

·         Aantrekkelijk loon – je wordt betaald binnen het barema 589 (A31), volgens je kwalificaties en ervaring. Meer uitleg over de salarisschalen kan je vinden via volgende link.

·         Loon naar ervaring - naast eventuele geldelijke anciënniteit uit de openbare sector, kunnen tot max. 20 jaar aan diensten uit de privésector verrekend worden via de nuttige beroepservaring. Eventuele toekenning gebeurt aan de hand van tewerkstellingsattesten en na onderzoek van je dossier.

·         Vakantie – je kan genieten van een gunstige verlofregeling; a rato van 40 dagen per jaar voor een voltijdse functie, bovendien kan je deze als administratieve kracht flexibel inplannen. Een deel hiervan zet je sowieso jaarlijks in tijdens onze collectieve zomersluiting tussen 21 juli tot 15 augustus, de rest kies je in overleg met je leidinggevende.

·         Flexibiliteit – naast glijdende werkuren voorzien we ook de mogelijkheid om te flexwerken, afhankelijk van je opdrachtpercentage en de afspraken binnen je dienst.

·         Woon-werkverkeer – volledige terugbetaling van het openbaar vervoer en een fietsvergoeding.

·         Lerarenkaart – met een heleboel voordelen

·         Resto – je geniet van eten aan democratische prijzen in ons bedrijfsrestaurant of gaat op zoek naar iets lekkers in het grote aanbod van onze hoofdstad.

·         Brussel – een inspirerende werkomgeving waar elke dag iets nieuws te beleven valt.

Heb je vragen over de inhoud van de functie dan kan je contact opnemen met Britt Fonderie, britt.fonderie@ehb.be.
Heb je administratieve vragen dan kan je terecht bij de personeelsdienst via ses@ehb.be